GENERELL PERSONVERN POLICY FOR WELLDANA

 

1. HVEM ER VI?

Når du besøker Welldana A/S’ (etter ”vi/oss/vår”) hjemmeside, www.welldana.dk, eller på annen måte er i kontakt med oss, behandler vi personopplysninger om deg i samsvar med den generelle personvernerklæringen

 

Vi er dataansvarlige for dine personopplysninger, vi behandler dem med omhu. Vår kontaktinformasjon er:

 

• Welldana A/S
• CVR-nr. 18937190
• Randersvej 6
• 6700 Esbjerg
• E-post: info@welldana.com
• Telefon: +45 75 27 23 33

 

1. Hvordan behandler vi dine personopplysninger?

Nedenfor finner du en beskrivelse av hver enkelt aktivitet, informasjon om hvilke personopplysninger som behandles, målet med denne er at grunnlaget for prosessen, avsløring, varighet av prosessen og, der det er relevant, informasjon om overføring av personopplysninger til tredjeland.

2.1. GENERELL KUNDEKONTAKT og ordrehåndtering

Hvis du er en kontaktperson for vår kunde, behandler vi personopplysninger om deg, som navn, e-postadresse og telefonnummer. Vi behandler disse personopplysningene med det formål å kommunisere med vår kunde, sende våre tilbud, håndtere bestillinger og gjøre opp bestilte varer. Hvis du er mottakerkunden, behandler vi også dine personopplysninger som navn, e-postadresse, telefonnummer og din adresse dersom du har bestilt varer for levering. Denne informasjonen behandles også med det formål å kommunisere med deg og for ordrehåndtering.

Det rettslige grunnlaget for å behandle dine personopplysninger i forhold til tilbud, bestillinger og fakturering er databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav b (kontraktsoppfyllelse). Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i forhold til generell kundekontakt er vår berettigede interesse i å kunne kommunisere med våre kunder og yte service, jf. Databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav f.

I henhold til levering av bestillinger kan utlevering av dine personopplysninger, til leveringsselskapet forekomme, med dette mener vi ditt navn og leveringsadresse.

2.2. SEMINAR

2.2.1 Registrering og oppbevaring

Påmelding til seminarer skjer via e-post. Med registreringen din behandler vi all personlig informasjon om deg, som navn og e-postadresse. Personopplysninger behandles med det formål å sende invitasjoner, administrere deltakerlisten og lage deg en navnelapp.

Det rettslige grunnlaget for å behandle dine personopplysninger avhenger av måten vi inviterer deg til seminaret på. Dersom seminaret er en del av en avtale som er inngått av oss og deg, vil behandlingen av dine personopplysninger være basert på databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, bokstav b (kontraktsoppfyllelse). Men hvis vi derimot sender deg en invitasjon via e-post, er prosessen med dine personopplysninger basert på ditt samtykke til å motta invitasjoner til seminarer via e-post, jf. Databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav a (samtykke).

 

2.2.2 Servering og overnatting

Ved catering til seminaret vil vi registrere dersom du har spesielle matpreferanser. Dersom serveringen kombineres med et restaurantbesøk, gir vi informasjon om dine matpreferanser til restauranten

Det kan være overnatting på hotell når man arrangerer seminaret. I så fall vil vi gi informasjon, som navnet ditt, til hotellet.

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er i vår berettigede interesse når vi arrangerer seminaret, med dette sørge for bevertning og om nødvendig overnatting for deltakerne, jf. Databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav f.

 

2.2.3 Bilder fra seminaret

Vi tar bilder på våre seminarer. På seminaret vil du bli spurt om ditt samtykke, slik at vi kan bruke bildene i fremtidig markedsføringsmateriell. Bildene vil da være offentlige på våre sosiale medier som LinkedIn, Facebook, Instagram og Twitter. Hensikten med å offentliggjøre bildene er markedsføring, og merkevarebygging av våre seminarer og produkter.

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er ditt samtykke, jf. Databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav a.

2.3. Kontakt med leverandører

Hvis du har en kontaktperson hos en leverandør, behandler vi personopplysningene om deg som navn, telefonnummer og e-postadresse. Vi behandler denne personlige informasjonen med det formål å administrere den pågående forretningen med våre leverandører, inkludert å foreta kjøp.

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav b (kontraktsoppfyllelse).

2.4. inkasso

I tilfelle vi blir tvunget til å overlate en sak til inkassoselskaper, og du er vår kontaktperson hos den kunden, som vi mangler betalinger til, behandler vi dine personopplysninger som navn, e-postadresse og telefonnummer. Opplysningene behandles med det formål å inndrive gjeld.

Det rettslige grunnlaget for å behandle dine personopplysninger er i vår legitime interesse for å kreve inn forfalt gjeld, jf. Databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav f.

Når vi overgir en sak til inkassoselskapene, kan det forekomme utlevering av dine personopplysninger, som navn, e-postadresse og telefonnummer.

 

2.5. Nyhetsbrev

Hvis du har registrert deg for vårt nyhetsbrev og kataloger, behandler vi din personlige informasjon som navn og e-postadresse. Formålet med å behandle dine personopplysninger er å sende inn nyhetsbrev og kataloger, og markedsføre virksomheten vår og produktene til deg.

 

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er databeskyttelsesforskriften artikkel 6, stk. 1 bokstav a (samtykke) og markedsføringsloven § 10 stk. 1 om direkte markedsføring.

 

Du har rett til å trekke tilbake samtykket ditt når som helst. Du kan trekke tilbake samtykket ditt ved å trykke på «avmeld»-knappen, som du finner nederst i hvert nyhetsbrev. Hvis du velger å trekke tilbake samtykket ditt, påvirker det ikke behandlingen av personopplysninger som allerede har funnet sted før tilbaketrekkingen av samtykket.

 

2.6. utstilling

Når du er i kontakt med oss ​​på en utstilling, behandler vi personopplysningene om deg som navn, e-postadresse og telefonnummer. Informasjonen behandles med det formål å merke vår virksomhet og produkter, og for å kontakte potensielle kunder eller leverandører i etterkant via mail eller telefon.

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger er databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav b (kontraktsoppfyllelse) i tilfeller hvor vi på din forespørsel gir deg et tilbud etter å ha snakket med deg på utstillingen. I andre tilfeller innhenter vi spesifikt ditt samtykke til å kontakte deg via e-post med mer generelle henvendelser om vårt produkt, jf. Databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav a.

2.7. Bedriftsbesøk

Hvis du er en deltaker i et av våre bedriftsbesøk, til en av våre leverandører, behandler vi din personlige informasjon når vi avtaler det, som ditt navn og fødselsdag.

Det rettslige grunnlaget for å behandle dine personopplysninger er i vår legitime interesse i å arrangere relevante bedriftsbesøk, jf. Databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav f.

Hvis vi arrangerer en reise for deg, vil vi avsløre informasjon om deg, som navn og fødselsdag, til flyselskapet eller til et hotell eller reiseguide.

 

2.8. kampanjer, kataloger osv.

Ved bestilling kan vi lage kampanjer, kataloger og digitale pakker til våre kunder. I dette tilfellet behandler vi personopplysninger om kontaktpersonen, hos akkurat den kunden behandler vi navn, e-postadresse og telefonnummer. Personopplysninger behandles med det formål å lage materiale til våre kunder. I dette tilfellet kan kundens informasjon forekomme i det prosesserte materialet.

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysningene er vår berettigede interesse i å lage markedsføringsmateriell til våre kunder. jf. Databeskyttelsesforskriften art. 6, stk. 1, bokstav b.

 

2.9. bruk av informasjonskapsler

Hjemmesiden vår, www.welldana.dk bruker informasjonskapsler. Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler i vår policy for informasjonskapsler, finn den her.

 

1. Lagring og sletting av personlig informasjon

Vi beholder dine personopplysninger hvis det er nødvendig for å oppfylle formålet med prosessen, som er angitt ovenfor. Vi sletter dine personopplysninger når det ikke lenger har et formål for oss å ha det lagret. For bruk av vurderingen, av hvor lang oppbevaringsperioden for informasjonen din skal være, vil vi ta hensyn til eventuelle regulatoriske forpliktelser for lagring, foreldelse etc. akkurat som vi vil vurdere perioden i lys av prosessrisikoen.

 

Informasjon om deg som behandles som en del av den generelle kunde- eller leverandørrelasjonen vil bli behandlet, dersom arbeidsforholdet er aktivt og innen en 5-års periode etterpå.

 

I tillegg vil vi også oppbevare informasjonen din i samsvar med perioden som nevnt nedenfor:

• Regnskapsmateriell, inkludert transaksjonssporing, dokumenter og annen dokumentasjon, vil bli lagret i 5-års tidsrom pluss inneværende år, i samsvar med regnskapslovens regler.
• Bilder av deg vil bli lagret dersom de ut fra et markedsføringsperspektiv er relevante – inntil en periode på 5 år.
• Informasjon om deg, som oppbevares under innsending til vårt nyhetsbrev, lagres hvis du abonnerer på nyhetsbrevet og slettes når du melder deg av. Dokumentasjon for gitt samtykke, vil bli lagret i en 5-års periode etter utmelding i henhold til foreldelse.

 

1. Fjerning og overføring av din personlige informasjon

Ved behandling av dine personopplysninger overlater vi ofte prosessen til IT-personlige, og hostingløsninger, samt tilbydere av løsninger for bruk ved utsendelse av nyhetsbrev mv.

Når vi bruker MailChimp for å sende ut nyhetsbrev, vil en overføring av personlig informasjon til USA skje. Overføringen er basert på standard kontraktuelle klausuler.

Ved bruk av Microsoft Office og Azure kan det i henhold til Microsofts vilkår være et begrenset omfang av overføringer av personopplysninger til land utenfor EU/EØS, i de tilfellene vi har lov til å få støtte fra Microsoft. Overføringen er i samsvar med Microsofts standardvilkår.

 

 

1. Rett til å trekke tilbake samtykke

For behandlingen av personopplysninger som krever ditt samtykke, må du være klar over at du til enhver tid kan trekke tilbake samtykket ditt. Dette gjøres ved å kontakte oss, ved å bruke kontaktinformasjonen øverst.

 

Hvis du velger å trekke tilbake samtykket ditt, vil det ikke påvirke lovligheten av vår behandling av dine personopplysninger, basert på ditt tidligere gitte samtykke, og frem til tilbaketrekkingstidspunktet. Hvis du trekker tilbake samtykket, vil det ikke være i kraft før det tidspunktet.

 

1. Hvilke rettigheter har du?

I henhold til personvernforordningen og personvernloven har du rettigheter når det gjelder å behandle opplysninger om deg.

 

Rett til å se personopplysninger (rett til innsyn), artikkel 15

Du har rett til å ha innsyn i informasjonen vi behandler om deg, og også noe tilleggsinformasjon.

 

Rett til retting, artikkel 16

Du har rett til å få uriktige opplysninger om deg rettet.

 

Rett til å få informasjon slettet, artikkel 17

I noen tilfeller har du rett til å få informasjon om deg slettet før tidspunktet for vår generelle sletting inntreffer.

 

Rett til å begrense prosessen, artikkel 18

Du har, i visse tilfeller, rettighetene til å få begrenset prosessen med dine personopplysninger. Hvis du har rettighetene til å ha en begrenset prosess, kan vi i fremtiden bare behandle informasjonen – bortsett fra lagring, med ditt samtykke eller med det formål å etablere, hevde eller forsvare rettslige krav, eller for å beskytte en person eller viktige allmenne interesser..

 

Rett til å overføre informasjon (dataportabilitet), artikkel 20

I visse tilfeller har du rett til å motta personopplysninger i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format, og til å få denne personopplysningen overført fra en behandlingsansvarlig til en annen, uten hindring.

 

Rett til å protestere, artikkel 21

I tilfeller der behandlingen av personopplysninger er basert på legitim interesse, har du rett til å motsette deg vår ellers lovlige behandling av dine personopplysninger.

Du kan også protestere mot vår behandling av dine personopplysninger for direkte markedsføring.

Klage til det danske datatilsynet

Du har muligheten til å klage over vår behandling av personopplysningene dine til det danske datatilsynet via www.datatilsynet.dk eller Datatilsynet, Carls Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-post dt@datatilsynet